1. Verantwortlicher und Kontakt

fliix Ops – Marc Werner
Hechinger Str. 11
72401 Haigerloch, Deutschland
E-Mail: info@fliix-ops.com

Diese Erklärung betrifft den Betrieb der Console und unsere eigene Verarbeitung von Benutzer-, Vertrags- und Nutzungsdaten. Soweit wir Geräte- und Beschäftigtendaten im Auftrag unserer Kunden verarbeiten, bleiben die jeweiligen Kunden hierfür verantwortlich; ergänzend gilt der abgeschlossene Auftragsverarbeitungsvertrag.

2. Daten, Zwecke und Rechtsgrundlagen

Wir verarbeiten Kontakt- und Vertragsdaten, Benutzerkonten und Berechtigungen, Lizenz- und Abrechnungsdaten sowie IP-Adressen, technische Systemdaten und Protokolle. Die Verarbeitung dient der Bereitstellung der Plattform, der Vertragsdurchführung, dem Support, der Abrechnung und dem Schutz vor Missbrauch.

Rechtsgrundlagen sind Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO bei der Durchführung eines Vertrags mit der betroffenen Person, Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO bei gesetzlichen Pflichten sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO für unsere berechtigten Interessen an einem sicheren und zuverlässig betriebenen Dienst und der Verwaltung von Unternehmenskonten. Optionale Nutzungsstatistik erfolgt ausschließlich aufgrund Ihrer Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

Anmeldung mit Microsoft Entra ID (optional, auf Veranlassung des Kunden): Verbindet der Administrator eines Kunden das Microsoft-Entra-Verzeichnis seines Unternehmens mit der Console, können sich dessen Benutzer mit ihrem Microsoft-Konto anmelden; der Kunde kann das für die Benutzer der verifizierten Domains seines Verzeichnisses verpflichtend machen. Bei der Anmeldung geben wir die eingegebene E-Mail- Adresse zur Vorauswahl des Kontos an Microsoft (login.microsoftonline.com) weiter. Von Microsoft erhalten wir nach der Anmeldung die Verzeichnis-ID und die Objekt-ID des Kontos, Anzeigename und E-Mail-Adresse sowie über Microsoft Graph den Namen des Verzeichnisses und seine verifizierten Domains. Wir speichern diese Angaben mit dem Zeitpunkt der Verknüpfung und der letzten Bestätigung, beim Verzeichnis außerdem, welcher Benutzer es wann verbunden hat und ob die Anmeldung mit Microsoft optional oder Pflicht ist. Je Sitzung und im Anmeldeverlauf halten wir fest, mit welcher Anmeldeart (Passwort, Passwort mit zweitem Faktor, Passkey oder Microsoft) sie geöffnet wurde. Einladungen können einen einmaligen, 7 Tage gültigen Microsoft-Link enthalten; seinen Prüfwert speichern wir am Benutzerkonto und löschen ihn nach der Nutzung.

Damit eine Sperre oder Löschung des Microsoft-Kontos durch den Administrator des Kunden auch in der Console wirkt, fragen wir Microsoft einmal täglich im Browser still (prompt=none), ob das Konto noch gültig ist. Zusätzlich speichern wir das von Microsoft ausgestellte Aktualisierungs-Token (Berechtigung offline_access) verschlüsselt und lösen es alle 15 Minuten für Benutzer mit laufender Sitzung bei Microsoft ein. Meldet Microsoft das Konto als deaktiviert oder gelöscht oder wurde die Berechtigung der Console entzogen, beenden wir die betroffenen Sitzungen sofort und löschen das Token. Andere Antworten von Microsoft, etwa die Aufforderung zu einer erneuten Anmeldung, beenden keine Sitzung; sie führen höchstens bei der täglichen Prüfung im Browser zu einer erneuten Anmeldung.

Die Daten stammen von Microsoft beziehungsweise aus dem Verzeichnis des Kunden (Art. 14 DSGVO). Soweit Beschäftigte unserer Kunden betroffen sind, verarbeiten wir sie im Auftrag des Kunden nach dem Auftragsverarbeitungsvertrag; im Übrigen ist Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO und unser berechtigtes Interesse an einer sicheren Anmeldung an Unternehmenskonten nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Die Verknüpfung speichern wir, bis sie aufgehoben oder das Benutzerkonto gelöscht wird; das Aktualisierungs- Token löschen wir außerdem, sobald Microsoft das Konto als gesperrt oder gelöscht meldet. Microsoft ist dabei der vom Kunden gewählte Identitätsanbieter und nicht unser Auftragsverarbeiter; es gilt der Vertrag des Kunden mit Microsoft (Abschnitt 7).

3. Cookies und Browser-Speicher

Erforderliche Speicherungen und Zugriffe dienen der von Ihnen gewünschten Funktion und erfolgen auf Grundlage von § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG. Dies gilt auch für Local Storage und Session Storage. Für die optionale Statistik holen wir vor dem Laden von Matomo Ihre Einwilligung nach § 25 Abs. 1 TDDDG ein.

Sie können diese Daten in den Website-Einstellungen Ihres Browsers löschen. Dann können eine erneute Anmeldung und die erneute Auswahl Ihrer Einstellungen erforderlich sein. Lokale Ablaufregeln werden beim nächsten Zugriff ausgewertet; der Browser kann die Daten zuvor bereits selbst entfernen.

4. Optionale Nutzungsstatistik mit Matomo

Wir betreiben Matomo auf einem eigenen Server bei Hetzner in einem deutschen Rechenzentrum. Erst nach Ihrer Zustimmung lädt Ihr Browser den Statistikdienst. Ohne Zustimmung und nach einem Widerruf veranlasst diese Integration keine neuen Statistikaufrufe.

Erfasst werden aufgerufene Seitenbereiche und Zeitpunkte sowie technisch anfallende Verbindungsdaten wie die IP-Adresse und Angaben des Browsers. Statt konkreter Seitenadressen übermitteln wir allgemeine Routen ohne Geräte- oder Kundenkennungen, URL-Suchparameter oder Fragmente. Wir setzen in dieser Integration keine Matomo-Tracking-Cookies, keine Benutzerkennung und aktivieren kein automatisches Link-, Download- oder Formulartracking. Sensible Bereiche wie Passwort-Reset, Terminal und Einmalgeheimnisse sind ausgeschlossen.

Ihre Zustimmung ist freiwillig. Sie können sie über „Datenschutzeinstellungen“ am Seitenende jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Wählen Sie dazu „Nur erforderliche Funktionen“. Die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung bis zum Widerruf bleibt unberührt. Ein vom Browser gesendetes „Do Not Track“-Signal wird berücksichtigt.

Serverseitige Statistikdaten werden nach den im Matomo-Dienst festgelegten Löschfristen aufbewahrt. Auskunft zu den für Ihre Daten geltenden Fristen und Löschanfragen erhalten Sie über den oben genannten Kontakt.

5. Externe Funktionen und Zahlungsabwicklung

OpenStreetMap: Die optionale Standortkarte im Gerätemanagement wird erst geladen, wenn Sie „OpenStreetMap laden“ auswählen. Dabei erhält die OpenStreetMap Foundation insbesondere Ihre IP-Adresse und die dargestellten Gerätekoordinaten. Sie können die Karte wieder entfernen. Alternativ können Sie den gekennzeichneten externen Kartenlink selbst öffnen. Datenschutzhinweise von OpenStreetMap.

Google Play: Die externe App-Suche wird erst nach Auswahl von „Google Play laden“ eingebunden. Dabei verbindet sich Ihr Browser mit Google und übermittelt insbesondere Ihre IP-Adresse, Browserdaten und die für die verwaltete App-Suche erforderlichen Informationen. Google kann hierbei eigene Speichertechniken einsetzen. Die Freigabe gilt für die aktuell geöffnete Suche; sie lässt sich durch Schließen beenden. Datenschutzhinweise von Google.

Die Freigabe optionaler externer Inhalte ist unabhängig von der Matomo-Auswahl. Rechtsgrundlagen der Einbindung sind Ihre Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO und, soweit auf Ihr Endgerät zugegriffen wird, § 25 Abs. 1 TDDDG. Eine Einwilligung in solche Einbindungen kann durch Entfernen beziehungsweise Schließen für die weitere Nutzung zurückgenommen werden. Bereits übermittelte Daten werden dadurch nicht automatisch beim jeweiligen Anbieter gelöscht.

Stripe: Für Karten-, Link- und SEPA-Zahlungen nutzen wir Stripe. Bei Einleitung der Zahlung werden die erforderlichen Zahlungs- und Vertragsinformationen an Stripe übermittelt und Sie zur Zahlungsseite weitergeleitet. Rechtsgrundlage ist die erforderliche Vertragsdurchführung nach Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Manuelle Rechnungszahlungen sind per Überweisung möglich. Datenschutzhinweise von Stripe.

6. KI-Befundanalyse und gemeinsames Lösungswissen

Für das mandantenübergreifende Lösungswissen zu Sicherheitsbefunden sind wir selbst Verantwortlicher. Dazu werten wir Befunde aus den Mandanten unserer Kunden aus, die dafür die KI-Stufe „Nur Signaturen“ oder „Mit Gerätedaten“ gewählt haben: Art und Ursache eines Befunds und Gesamtzahlen ohne Mandantenbezug, Angaben zu Versionen und Dateien erst, wenn mindestens 3 Kunden denselben Befund melden. Die Ursache stammt aus den Daten des Geräts, etwa ein Programm- oder Dienstname. Weitere Gerätedaten, Befehlsergebnisse und Texte der Techniker geben wir dafür nicht an die KI. Die Daten stammen von den Geräten unserer Kunden und werden vom fliix Ops Agent übermittelt. Betroffen sind vor allem Beschäftigte unserer Kunden als Gerätenutzer.

Außerdem können Benutzer unserer Kunden an einem Lösungsvorschlag freiwillig angeben, ob er funktioniert hat oder nicht, auf Wunsch mit einem Kommentar an uns. Wir speichern die Antwort mit dem Benutzerkonto, damit der Benutzer sie ändern kann; unsere Mitarbeiter sehen sie nur mit Befund-Art, Vorschlag und Kommentar, ohne Kunde, Gerät oder Benutzer. Die Chats der KI-Unterstützung sehen und nutzen wir nicht; sie verarbeiten wir allein im Auftrag des Kunden. Wir verkaufen keine Daten, geben sie nicht weiter und nutzen sie nicht zum Training von KI-Modellen.

Namen, Rechnernamen, IP- und E-Mail-Adressen, Benutzerordner, Domänen-Kennungen und Seriennummern ersetzen wir, bevor die KI sie auswertet, durch Pseudonyme, die wir je Mandant mit einem eigenen Schlüssel bilden; eine Datenschutz-Schranke stoppt jede Anfrage, in der noch eine Kennung steht. Ergebnis sind von unseren Mitarbeitern geprüfte Lösungsvorschläge ohne Personenbezug, die allen Kunden mit demselben Befund angezeigt werden. Eine automatisierte Entscheidung im Sinne von Art. 22 DSGVO findet nicht statt. Interne Benachrichtigungen an unsere Mitarbeiter, etwa über einen Datenschutz-Fall oder einen Werkzeugwunsch der KI, enthalten nur die Art des Ereignisses, Zähler, den Namen der Regel oder des Werkzeugs und einen Link in die Console, keine Daten von Geräten und keine Freitexte.

Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, Sicherheitsprobleme auf den Geräten unserer Kunden schneller und zuverlässiger zu lösen. Die Analyse erfolgt mit der KI von Anthropic als unserem Auftragsverarbeiter (Vertragspartner Anthropic Ireland, Limited, 6th Floor, South Bank House, Barrow Street, Dublin 4, D04 TR29, Irland). Anfragen mit Daten zu Befunden lässt Anthropic nur in den USA verarbeiten, Daten, die Anthropic speichert, liegen nach Angaben von Anthropic in den USA; Grundlage der Übermittlung sind Standardvertragsklauseln nach Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO. Nutzt ein Kunde die KI-Unterstützung für seine Geräte, geschieht das dagegen in seinem Auftrag nach dem Auftragsverarbeitungsvertrag und nur mit seinem eigenen KI-Schlüssel bei einem Anbieter seiner Wahl; wir setzen dafür keinen eigenen KI-Anbieter ein. Verantwortlich ist dann der Kunde; Anfragen zu diesen Daten richten Sie bitte an ihn, wir unterstützen ihn dabei.

Die an die KI gesendeten Anfragen speichern wir 90 Tage, Ergebnisse lesender Abfragen 30 Tage, geprüfte Lösungsvorschläge ohne Personenbezug dauerhaft. Kunden können die Nutzung ihrer Daten jederzeit beenden, indem sie die KI-Stufe auf „Aus“ stellen. Als betroffene Person können Sie der Verarbeitung nach Art. 21 DSGVO über den oben genannten Kontakt widersprechen. Angemeldete Kunden finden Einzelheiten im Trust-Center KI der Console.

7. Hosting, Empfänger und internationale Verarbeitung

Unsere Plattformserver befinden sich bei der Hetzner Online GmbH in Deutschland; verschlüsselte Backups werden bei Hetzner in Helsinki, Finnland, gespeichert. Unser Matomo-Server steht ebenfalls bei Hetzner in Deutschland. Dienstleister erhalten Daten, soweit dies zur Erbringung ihrer Leistungen erforderlich ist.

Für das gemeinsame Lösungswissen ist Anthropic Ireland, Limited unser Auftragsverarbeiter; Verarbeitungsort und Übermittlungsgrundlage stehen in Abschnitt 6.

Nutzt ein Kunde die Anmeldung mit Microsoft Entra ID, verarbeitet Microsoft (Microsoft Ireland Operations Limited, One Microsoft Place, South County Business Park, Leopardstown, Dublin 18, Irland) die Anmeldung als vom Kunden gewählter Identitätsanbieter auf Grundlage seines Vertrags mit dem Kunden. Wir erhalten von Microsoft die in Abschnitt 2 genannten Daten und fragen dort die Gültigkeit des Kontos ab; Microsoft ist insoweit nicht unser Auftragsverarbeiter. Ort der Verarbeitung und Übermittlungsgrundlagen ergeben sich aus dem Vertrag des Kunden mit Microsoft und dessen Datenschutzhinweisen.

Die Einbindung von Google, Stripe und OpenStreetMap ist hiervon getrennt zu betrachten. Bei diesen Anbietern kann eine Verarbeitung außerhalb der EU beziehungsweise des EWR stattfinden. Einzelheiten zu Empfängern, Verarbeitungsorten und den vom jeweiligen Anbieter angegebenen Übermittlungsgrundlagen finden Sie in den verlinkten Datenschutzhinweisen. Für Übermittlungen in Drittländer gelten zusätzlich die Anforderungen der Art. 44 ff. DSGVO.

8. Speicherdauer und Ihre Rechte

Personenbezogene Daten werden so lange gespeichert, wie sie für die beschriebenen Zwecke benötigt werden oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen. Nach Wegfall des Zwecks werden sie gelöscht, sofern keine solche Pflicht oder ein anderer rechtmäßiger Aufbewahrungsgrund entgegensteht. Die Laufzeiten der Browser-Speicher sind oben gesondert beschrieben.

Sie haben nach Maßgabe der DSGVO Rechte auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung und Datenübertragbarkeit. Bei einer Verarbeitung auf Grundlage berechtigter Interessen können Sie aus Gründen Ihrer besonderen Situation widersprechen. Erteilte Einwilligungen können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

Sie können sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren, insbesondere beim Landesbeauftragten für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg: baden-wuerttemberg.datenschutz.de.